Tillykke er velfortjent, men arbejdet stopper ikke ved tilsagnet. De fleste fonde forventer en form for tilbagemelding, når legatet er brugt: enten en kort bekræftelse på, at pengene gik til formålet, eller i nogle tilfælde egentlig dokumentation med kvitteringer og en beretning. Præcis hvad der kræves, varierer betydeligt fra fond til fond.
Her er det korte svar: der findes ingen fælles regel. Kravet står i dit bevillingsbrev, det brev, du fik sammen med tilsagnet. Nedenfor gennemgår vi, hvad fonde typisk beder om, hvordan du opfylder det, og hvorfor den samme dokumentation også sikrer din skattefrihed.
Er der én fælles regel for afrapportering?
Nej. Der findes ingen central lov, der pålægger dig at aflægge regnskab for et privat studielegat. Fondsloven gælder nemlig slet ikke for fonde, hvis aktiver ikke udgør 1 mio. kr. eller derover, og det er langt de fleste af de fonde, du som studerende søger.[1] Bemærk, at loven taler om fondens aktiver, ikke dens formue.
Det er værd at være præcis her: det er hele loven, ikke kun regnskabsreglerne, der som udgangspunkt ikke gælder for de små fonde. Selv lovens kapitel om årsregnskab og revision er ikke blandt de få undtagelser, der stadig gælder.[1] Kravet til dig kommer derfor ikke fra loven, men fra fonden selv.
Fonden er dog stadig bundet af sin egen fundats, det dokument, der fastlægger fondens formål og regler. Civilstyrelsen er tilsynsmyndighed for de ikke-erhvervsdrivende fonde, og fondene aflægger deres eget årsregnskab efter god regnskabsskik.[4] Men det tilsyn handler om fondens egne midler, ikke om et dokumentationskrav rettet mod dig. Det krav, der rammer dig som modtager, står i dit bevillingsbrev, så læs det grundigt. Vil du forstå, hvordan fundatsen styrer det hele, har vi samlet det i artiklen om fondens fundats og vedtægter.
Hvad kræver fonde typisk, når legatet er brugt?
Selv om kravene varierer, går de samme typer igen. Skemaet viser de mest almindelige, og hvordan du nemmest opfylder hvert af dem. Dit eget bevillingsbrev afgør, hvilke der gælder for dig: nogle fonde nøjes med det første punkt, andre beder om flere.
| Typisk krav | Hvad fonden vil se | Sådan opfylder du det |
|---|---|---|
| Bekræftelse på gennemførelse | En kort mail om, at opholdet blev gennemført som beskrevet i ansøgningen. | Skriv en kort, faktuel mail, når du er hjemme igen. |
| Kort beretning om opholdet | Et par linjer til en halv side om, hvad opholdet indeholdt, og hvad du fik ud af det. | Notér undervejs, så du husker detaljerne, når du skal skrive. |
| Regnskab og kvitteringer | Dokumentation for, at pengene faktisk gik til formålet, særligt ved øremærkede legater. | Gem billetter, huslejekontrakt og kvitteringer løbende, mens du er afsted. |
| Foto eller en tak | Et billede fra opholdet eller en kort tak, som fonden kan bruge. | Tag et par billeder undervejs. Det er nemt at glemme bagefter. |
| Frist for afrapportering | At rapporten kommer inden for den frist, fonden har sat. | Sæt en påmindelse, så snart du kender fristen i bevillingsbrevet. |
De letteste fonde beder blot om en kort mail, der bekræfter, at opholdet er gennemført. De mest krævende, typisk dem der uddeler større beløb eller støtter forskningsophold, kan bede om både beretning, kvitteringer og et lille regnskab. Fælles for dem alle er, at det bliver langt nemmere, hvis du samler tingene løbende i stedet for at lede efter dem måneder senere.
Dokumentationen sikrer også din skattefrihed
Der er en anden god grund til at gemme bilagene: de beskytter din skattefrihed. Et studierejselegat er kun skattefrit, fordi det er klausuleret, altså givet på betingelse af, at pengene bruges til et bestemt formål. Skattefriheden gælder kun, i det omfang pengene faktisk går til formålet. Bruges legatet ikke til formålet, er det skattepligtigt.[3]
Den dokumentation, du sender fonden for at vise, at pengene gik til rejse, kost, logi eller undervisning, er derfor den samme, der over for Skattestyrelsen viser, at legatet var skattefrit. To formål, ét sæt bilag. Reglerne for, hvornår et legat er skattefrit, står i guiden til skattefrit legat i 2026.
De to modtagere spørger dog om forskellige ting og på forskellige tidspunkter. Her er forskellene stillet op:
| Fonden | Skattestyrelsen | |
|---|---|---|
| Hvad vil de se? | Det, dit bevillingsbrev beder om: typisk en bekræftelse, en kort beretning og eventuelt kvitteringer. | At det klausulerede legat rent faktisk gik til formålet.[3] |
| Hvor står kravet? | I bevillingsbrevet og fondens fundats. Fondsloven gælder ikke for fonde med aktiver under 1 mio. kr.[1] | I ligningslovens § 7 K, som Skattestyrelsens juridiske vejledning gennemgår.[3] |
| Hvornår spørger de? | Typisk kort efter hjemkomst, inden for fondens egen frist. | Kan komme flere år senere, når din årsopgørelse bliver set efter. |
| Hvad sker der uden dokumentation? | Fonden kan i værste fald kræve legatet betalt tilbage. | Den del af legatet, der ikke gik til formålet, bliver skattepligtig.[3] |
Er en del af legatet skattepligtig, skal du samtidig være opmærksom på indberetningen. Danske fonde indberetter selv deres uddelinger, mens et legat fra en udenlandsk fond ikke bliver indberettet. Det skal du selv oplyse i rubrik 20 på årsopgørelsen (felt 229 på forskudsopgørelsen).[2] Hele den del gennemgår vi i artiklen om skat af legat efter hjemkomst.
Sådan afrapporterer du, trin for trin
Selve afrapporteringen tager sjældent lang tid, hvis du har styr på bilagene undervejs. Her er rækkefølgen:
- Læs bevillingsbrevet grundigt. Dine konkrete krav og en eventuel frist står der, ikke i en fælles lov.
- Notér og gem løbende. Skriv et par linjer undervejs, og saml billetter, kvitteringer og huslejekontrakt, mens du er afsted.
- Skriv en kort, ærlig beretning, hvis fonden beder om det. Et par linjer til en halv side om, hvad opholdet gav dig, er som regel nok.
- Saml kvitteringerne, og lav et simpelt regnskab, hvis legatet var øremærket bestemte udgifter.
- Send til tiden. Hold fristen. Det er den nemmeste måde at undgå en rykker på.
- Spørg fonden ved tvivl frem for at gætte, hvad den forventer af dig.
Hvad sker der, hvis du ikke afrapporterer?
Overholder du ikke fondens krav, risikerer du i værste fald at skulle betale legatet tilbage. En bevilling er ikke en gave uden vilkår. Den er givet til et bestemt formål, og kan fonden ikke se, at pengene gik dertil, kan den kræve dem retur. Det sker sjældent ved en enkelt glemt mail, men konsekvent tavshed på fondens henvendelser kan udløse det.
Der er også en blødere grund til at tage det seriøst. Fondsverdenen i Danmark er mindre, end den ser ud. Nogle bestyrelsesmedlemmer sidder i flere fonde samtidig, og en useriøs eller manglende afrapportering kan følge dig, hvis du søger den samme eller en beslægtet fond igen senere i din uddannelse.
Ender du med penge til overs, fordi opholdet blev kortere eller billigere end planlagt, gælder der lidt andre regler for restbeløbet. Det særtilfælde har vi gennemgået for sig i artiklen om ubrugt legatbeløb.
Gem dine bilag, også dem fonden ikke beder om
Selv om en fond kun beder om en kort bekræftelse, er det klogt at gemme kvitteringer og billetter alligevel. Grunden er, at fonden og Skattestyrelsen kan bede om dokumentation på hver sit tidspunkt, og de to formål er ikke ens.
Kort sagt: der er ikke ét fælles krav, men et fælles princip. Kan du vise, at pengene gik til det, du søgte dem til, har du styr på både fonden og skatten. Alt andet er et spørgsmål om at læse dit bevillingsbrev og gemme dine bilag undervejs.
Skal du finde de næste legater at søge? Legatmatch er den nemmeste måde at finde alle de fonde og legater, der uddeler penge til profiler som din. Platformen samler legater til udlandsophold, studieophold, praktik, ph.d.-forløb og projekter ét sted og gør dem enkle at finde og nemme at forstå. Tag den gratis quiz, og se de første legater, der matcher din profil, med det samme, og få derefter den fulde, skræddersyede legatrapport. Efter vores og vores brugeres vurdering er Legatmatch blandt Danmarks bedste platforme til at finde legater og fonde, og det er teknisk set Danmarks billigste platform til en skræddersyet legatliste.