Bilagene er beviset bag ordene. Din motiverede ansøgning fortæller, hvad du vil, og hvorfor. Bilagene dokumenterer, at planen holder. Mangler et af de dokumenter, fonden beder om, kan en ellers stærk ansøgning ryge fra bunken, selv om alt andet er på plads. Derfor er det værd at få styr på, hvad du skal vedhæfte, og i hvilken form.
Denne artikel er navet, der samler bilagene ét sted. Du får en tjekliste over, hvad fonde typisk beder om, hvornår du skaffer det, og i hvilket format det skal afleveres. De bilag, du bruger mest tid på at skrive (den motiverede ansøgning, CV'et, budgettet og anbefalingsbrevet), har hver sin dybdeguide, som vi linker til undervejs. Har du endnu ikke fundet de fonde, bilagene skal sendes til, er den nemmeste vej at lade Legatmatch matche din profil med de relevante fonde først.
Hvilke bilag beder fonde typisk om?
De fleste fonde, der støtter udlandsophold, beder om en kombination af de samme dokumenter. Nogle vil have dem alle, andre nøjes med to-tre. Tabellen nedenfor er tjeklisten: hvad hvert bilag er, hvornår du skaffer det, og hvilket format det typisk skal afleveres i.
| Bilag | Hvad det dokumenterer | Hvornår du skaffer det | Typisk format |
|---|---|---|---|
| Motiveret ansøgning | Hvem du er, hvad du søger til, og hvorfor det passer til fondens formål. | Skriv til sidst, og tilpas den til hver fond. | PDF, oftest 1–1½ side |
| CV | Din uddannelse, relevante erfaringer og internationale baggrund. | Byg én fast kerne, og tilpas toppen til fonden. | PDF, gerne én side |
| Budget | Forventede udgifter under opholdet: rejse, bolig, forsikring, dagligt forbrug. | Lav et realistisk overslag, før du sender. | PDF eller regneark |
| Karakterudskrift (transcript) | Dine hidtidige resultater fra din uddannelse. | Bestil hos din studieadministration. Det kan tage nogle dage. | Officiel PDF, dansk eller engelsk hvis krævet |
| Optagelsesbrev fra værtsinstitutionen | At opholdet er konkret: du er optaget eller under optagelse. | Kommer fra værtsinstitutionen; et betinget brev kan bruges midlertidigt. | |
| Merit-forhåndsgodkendelse | At fagene i udlandet kan meritoverføres til din danske uddannelse. | Søg hos studienævnet i god tid. Kan ofte eftersendes. | |
| Anbefalingsbrev | En undervisers eller vejleders vurdering af din faglighed. | Bed din anbefaler i god tid, gerne flere uger før fristen. | PDF på brevpapir |
| Studie- eller indskrivningsbekræftelse | At du er aktiv studerende med et forventet afslutningstidspunkt. | Hent via din uddannelses selvbetjening. | PDF, dateret tæt på fristen |
De fire bilag øverst er dem, du selv skriver, og derfor dem, du kan gøre stærkest. Vi har en dybdeguide til hver: den motiverede ansøgning, CV'et til en fond, budgettet og anbefalingsbrevet. De øvrige bilag skaffer du derimod hos din uddannelse eller værtsinstitution, og her handler det mest om at bestille i god tid og aflevere i det rigtige format.
Kravene varierer: læs fondens vejledning
Der findes ingen fælles liste over bilag, som alle fonde bruger. En fond må kun uddele til det formål, den er stiftet for, og både formålet og uddelingsvilkårene står i fondens fundats (dens vedtægter), som fondsloven kræver.[1] Det er derfor fonden selv, der i sin ansøgningsvejledning bestemmer, hvilke bilag den vil se. Hvordan du finder og læser fundatsen, har vi gennemgået i guiden til en fonds fundats.
Det gælder også for de dokumenter, mange tror er obligatoriske. Din seneste officielle karakterudskrift er et standardbilag, som mange fonde beder om. Kravene varierer: nogle fonde vil have stempel eller signatur, en udskrift af nyere dato eller en engelsk version. Tjek fondens vejledning, før du bestiller. Mange fonde til udlandsophold vurderer slet ikke karakterer og beder derfor ikke om udskriften overhovedet.
Merit-forhåndsgodkendelsen er også en SU-betingelse
Dokumentation for, at dine fag på værtsinstitutionen kan meritoverføres til din danske uddannelse, er vigtig for mange fonde, fordi den viser, at opholdet har akademisk værdi. Men forhåndsgodkendelsen er mere end et fondsbilag.
Fuld merit er også en betingelse for at få din SU med under hele udlandsopholdet, og det er studienævnet på dit danske uddannelsessted, der godkender, at studieopholdet giver fuld merit. Giver opholdet kun delvis merit, får du kun SU i tilsvarende omfang. Et årsophold, der eksempelvis kun giver et halvt års merit i din danske uddannelse, udløser kun SU i et halvt år.[2] Forhåndsgodkendelsen tjener altså to formål på én gang: den styrker din legatansøgning, og den sikrer din SU under opholdet.
Hvad det betyder i kroner, er nemmest at se med et regnestykke.
Processen varierer fra uddannelse til uddannelse, og godkendelsen kan tage tid, så start tidligt. Er den ikke klar til ansøgningsfristen, accepterer mange fonde, at du eftersender den. Nævn i ansøgningen, at den er undervejs, og læg gerne et udkast eller en vejledende mail fra din studieleder ved som foreløbig dokumentation.
Format, filnavne og rækkefølge
Selve afleveringen er nem at få rigtigt, men også nem at fumle i. Samlingen og navngivningen af bilagene siger noget om, hvor organiseret du er, og en travl bestyrelse skal kunne danne sig et overblik på få sekunder.
- Saml i én PDF. Læg ansøgning og bilag i én samlet fil i den rækkefølge, fonden angiver, medmindre den udtrykkeligt beder om separate filer eller bruger et ansøgningsskema med upload-felter.
- Sortér i prioriteret rækkefølge. Følg fondens vejledning, hvis den angiver en; ellers lad den motiverede ansøgning stå forrest og de dokumenterende bilag følge efter.
- Navngiv filerne tydeligt. Brug dit navn og dokumenttype, for eksempel "Anna_Hansen_Budget.pdf", hvis fonden vil have separate filer.
- Tjek fondens formatkrav. Nogle fonde sætter grænser for filstørrelse eller sidetal, og de fleste modtager i dag kun ansøgninger digitalt.
- Læs korrektur til sidst. Bed en ven eller studievejleder gennemgå bilagene for fejl og mangler, inden du sender.
Bilagene er kun den ene halvdel af ansøgningen. Selve teksten og opbygningen er dækket i guiden til at skrive en god legatansøgning, og bruger fonden et fast ansøgningsskema, ændrer det, hvordan du afleverer bilagene. De skal alle fortælle den samme historie: at dit ophold er gennemtænkt, og at du gennemfører det.
Find dine legater først
En stak perfekte bilag hjælper kun, hvis du sender dem til de rigtige fonde. Bruger du tid på at samle dokumentation til en fond, hvis formål slet ikke passer til din profil, er arbejdet spildt. Derfor giver det mening at finde de rigtige legater, før du går i gang med bilagene.
Legatmatch samler legater og fonde til udlandsophold, studieophold, praktik, ph.d. og projekter ét sted, gjort enkelt og til at forstå. Vores gratis quiz matcher din profil med de legater, du reelt kan søge, så din tid går til de ansøgninger, der har en chance, og til at forberede de rigtige bilag. Tag quizzen, se dine første matches med det samme, og få derefter den fulde, skræddersyede legatrapport med alle de legater, der matcher din profil. Efter vores og vores brugeres vurdering er Legatmatch blandt Danmarks bedste platforme til at finde legater og fonde, og det er teknisk set Danmarks billigste platform til en skræddersyet legatliste.