Du har brugt uger på ansøgningen, samlet bilagene, fået den læst igennem og sendt til tiden. Og så venter du. Dagene bliver til uger, og der er stadig intet svar. De fleste ansøgere kender fornemmelsen og tvivlen: bør jeg følge op, eller virker jeg desperat?
En veltimet opfølgning er hverken pinlig eller påtrængende. Den er en legitim del af processen, når du gør det rigtigt: på det rigtige tidspunkt, i den rigtige tone og kun én gang. Denne guide handler udelukkende om selve handlingen: hvornår du bør skrive, hvordan du undgår at virke pågående, og præcis hvad du skriver. Nederst finder du tre færdige mail-skabeloner med udfyldte eksempler. Vil du derimod vide, hvor længe der typisk går, før du overhovedet bør følge op, så se guiden til hvornår du får svar på en legatansøgning.
Hvornår er det i orden at følge op?
Timing afgør alt. Skriver du for tidligt, virker du utålmodig. Skriver du for sent, er beslutningen truffet. Den enkle regel er: følg først op, når fondens egen oplyste svarfrist eller behandlingstid er passeret. Mange fonde skriver den på deres side. Augustinus Fonden oplyser for eksempel, at det kan tage op til fire måneder at behandle en ansøgning, og at behandlingstiden på nogle områder er længere.[1] Er der kun gået få dage siden fristen, er det altså for tidligt.
Har fonden ikke oplyst nogen tid, så giv den rigeligt med tid, før du forsigtigt hører til status. En god tommelfingerregel er at vente til godt efter, at fondens bestyrelse forventeligt har holdt møde, for det er typisk der, afgørelsen falder. Hvor lang den ventetid reelt er, og hvordan bestyrelsescyklusser påvirker den, gennemgår vi i den separate guide til svartid.
Der er én situation, hvor du gerne må skrive tidligere: hvis der sker noget nyt og relevant i din sag. Får du et endeligt optag, en ny karakter, en pris eller en anden oplysning, der styrker ansøgningen, er det en naturlig anledning til at kontakte fonden og samtidig løfte din sag en anelse.
| Situation | Er det OK at følge op? |
|---|---|
| Fondens oplyste svarfrist er passeret, og du har intet hørt | Ja: en kort, høflig forespørgsel er i orden |
| Du har fået ny, relevant information (optag, karakter, pris) | Ja: det er en naturlig anledning |
| Der er gået få dage siden ansøgningsfristen | Nej: vent til efter fondens egen behandlingstid |
| Fonden skriver, at den kun kontakter dem, der får støtte | Nej: stilhed er svaret, og en mail ændrer det ikke |
| Du vil have en begrundelse for et afslag | Sjældent: mange fonde begrunder ikke afslag |
| Du har allerede fulgt op én gang uden nyt at tilføje | Nej: én opfølgning er nok |
Tjek fondens egen side, før du skriver
Før du overhovedet åbner mailen, så brug to minutter på fondens hjemmeside. Fondene håndterer svar meget forskelligt, og deres egen tekst afgør, om en opfølgning i det hele taget har en effekt.
Nogle fonde svarer alle ansøgere. Ole Kirk's Fond skriver, at den sender et skriftligt svar på alle ansøgninger pr. mail.[3] Salling Fondene oplyser tilsvarende, at alle ansøgninger får svar pr. mail, og at beskeden sendes straks efter det afholdte bestyrelsesmøde.[4] Otto Mønsteds Fond skriver, at du modtager en mail, umiddelbart efter at bestyrelsen har behandlet din ansøgning.[2] Hos den slags fonde giver det sjældent mening at følge op, før bestyrelsen har været samlet. Svaret er på vej af sig selv.
Andre steder er stilhed selve svaret. Vejle Kommunes Legatfond skriver ligeud, at det kun er ansøgere, som får tildelt legatet, der vil modtage et svar.[5] Hører du ikke noget fra en fond med den praksis, er ansøgningen afvist, og en statusrykker ændrer intet. Derfor er det første skridt altid at læse, hvad fonden selv siger om svar.
Tabellen viser, hvad de fem fonde i denne artikel selv skriver om svar, begrundelser og behandlingstid. Læg mærke til, hvor forskellige de er, og at det er de tre oplysninger, du skal finde på din egen fonds side, før du overvejer en opfølgning.
| Fond | Svarer de alle ansøgere? | Begrunder de afslag? | Oplyst behandlingstid |
|---|---|---|---|
| Ole Kirk's Fond | Ja, skriftligt svar på alle ansøgninger pr. mail | Nej, ingen individuel begrundelse | Fremgår ikke af siden |
| Salling Fondene | Ja, alle ansøgninger får svar pr. mail | Nej, afslag begrundes som udgangspunkt ikke | Svar straks efter afholdt bestyrelsesmøde |
| Otto Mønsteds Fond | Ja, mail umiddelbart efter bestyrelsens behandling | Nej, og vurdering og udfald drøftes ikke | Sagsbehandlingstiden oplyses som vejledende |
| Augustinus Fonden | Fremgår ikke af siden | Fremgår ikke af siden | Op til 4 måneder, længere på nogle støtteområder |
| Vejle Kommunes Legatfond | Nej, kun de ansøgere der får tildelt legatet | Fremgår ikke af siden | Fremgår ikke af siden |
Etikette: sådan undgår du at virke pågående
Grænsen mellem engageret og pågående ligger i tonen og i mængden. Fire regler holder dig på den rigtige side.
Skriv kun én gang. Én kort opfølgning viser interesse. To eller flere viser utålmodighed, uanset hvor pænt de er formuleret. Har du sendt din forespørgsel, så vent på svar, også når ventetiden trækker ud. Den eneste undtagelse er, hvis du har ny, relevant information at tilføje.
Hold det kort. Tre til fire korte afsnit er rigeligt. Kom hurtigt til sagen, og respekter, at en fondsbestyrelse sidder med mange sager. Lange, følelsesladede mails virker mod hensigten. De signalerer pres frem for professionel interesse.
Vær præcis og korrekt. Brug det rigtige legatnavn, den rigtige kontaktperson og datoen for din indsendelse, så modtageren straks kan finde din sag. En stavefejl i fondens navn eller en forkert tiltale ødelægger på et øjeblik det gode indtryk. Du beder ikke om en tjeneste. Du følger op på en proces, du allerede er en del af.
Vælg mail frem for telefon. En mail kan besvares, når det passer modtageren, og virker mindre pressende end et opkald. Flere fonde drøfter desuden ikke enkeltansøgninger telefonisk. Ring kun, hvis fonden selv lægger op til det. Bemærk i øvrigt, at nogle fonde (som Salling Fondene) udtrykkeligt tager imod spørgsmål før en ansøgning sendes, ikke som statusrykker bagefter.[4] Er du i tvivl om noget, så spørg, før du søger.
Mail-skabeloner du kan kopiere
Herunder er tre skabeloner: en høflig statusforespørgsel, en opfølgning med ny information og en kort besked efter et afslag. De er skrevet til Rikke, der søgte et rejselegat til et udvekslingssemester i udlandet og ikke har hørt noget, efter at fondens behandlingstid er passeret. Udskift de dele i skarpe parenteser med dine egne oplysninger.
Læg mærke til, hvad mailen gør: den nævner det konkrete legat og datoen, så sagen er let at finde, den henviser til fondens egen svarfrist frem for at presse, og den tilbyder at sende mere. Det er en forespørgsel, ikke et krav.
Denne type opfølgning er stærkere end en ren statusforespørgsel, fordi den giver dig en konkret grund til at skrive ud over "har I besluttet noget endnu?". Ny og relevant information kan i bedste fald styrke bedømmernes billede af din ansøgning.
En kort, professionel reaktion på et afslag koster dig ikke noget og kan huskes positivt, hvis du søger fonden igen. Men indstil dig på, at de fleste fonde ikke vender tilbage med feedback. Får du derimod et ja, er en tak et helt naturligt næste skridt. Den skriver du anderledes, og den har vi samlet i guiden til takkebrev efter et tilsagn.
Fejl der skader dit indtryk
De fleste opfølgningsfejl handler om at gøre for meget. Den mest skadelige er at skrive for hyppigt. Én mail om ugen, eller flere, virker krævende, uanset hvor høfligt den er formuleret. Hold dig til én opfølgning, medmindre du har nyt at fortælle.
Undgå også generiske beskeder. Lyder din mail som en skabelon, du sender til alle fonde, mister den sin effekt. Nævn altid det konkrete legat, datoen og gerne en detalje fra din egen ansøgning. En stærk ansøgning fra starten efterlader i øvrigt mindre tvivl at følge op på. Se hvordan i guiden til den perfekte legatansøgning.
Skru endelig ned for følelserne. Sætninger som "jeg har virkelig brug for dette legat" eller "det ville betyde alt for mig" flytter sjældent bedømmere, der træffer beslutninger ud fra kriterier og kvalifikationer. Og følg ikke op, før bestyrelsen realistisk har kunnet mødes. En rykker dagen efter fristen viser blot, at du ikke har læst fondens oplysninger.
Find dine legater med Legatmatch
Jo flere kvalificerede ansøgninger du har ude, jo mindre afhænger dit resultat af en enkelt fonds svar, og jo mindre fristende bliver det at rykke for tidligt. Derfor starter en rolig opfølgningsproces med at søge de rigtige fonde fra begyndelsen og lægge dem ind i et årshjul, så du kender frister og forventede svartider på forhånd.
Legatmatch samler legater og fonde til udlandsophold, studieophold, praktik, ph.d. og projekter ét sted, gjort enkelt og til at forstå. Vores gratis quiz matcher din profil med de legater, du reelt kan søge, så din tid går til de ansøgninger, der har en chance. Tag quizzen, se dine første matches med det samme, og få derefter den fulde, skræddersyede legatrapport. Efter vores og vores brugeres vurdering er Legatmatch blandt Danmarks bedste platforme til at finde legater og fonde, og det er teknisk set Danmarks billigste platform til en skræddersyet legatliste.