Tillykke med legatet. Når glæden har lagt sig, dukker et lille spørgsmål ofte op: skal jeg sige tak til fonden, og hvordan gør jeg det uden at ramme forkert? Det korte svar er, at et takkebrev er god skik. Det er sjældent et krav, men det bliver værdsat, og det kan hjælpe dig, hvis du senere søger den samme fond igen. Bag en fond sidder mennesker, ofte en bestyrelse, der har valgt at give netop dig støtte, og en kort, oprigtig tak viser, at du sætter pris på det.
Herunder får du to færdige skabeloner, du kan kopiere (ét takkebrev ved tilsagn og ét efter et afsluttet ophold), hver med en udfyldt eksempelversion. Du får også en kort tjekliste til den afrapportering, som nogle fonde kræver, så du kan se, hvornår en tak er høflighed, og hvornår en tilbagemelding er et egentligt vilkår for bevillingen.
Tak: høflighed eller et vilkår?
Det er værd at holde to ting adskilt, for de forveksles nemt. Et takkebrev er en frivillig høflighed. En afrapportering er en tilbagemelding, som nogle fonde stiller som en betingelse for bevillingen. Du kan sagtens samle begge dele i samme mail, men det er godt at vide, hvornår du bør skrive, og hvornår du skal.
Der findes ingen fælles lov, der pålægger dig at aflægge regnskab for et privat studielegat. Fondsloven gælder nemlig slet ikke for fonde, hvis aktiver ikke udgør 1 mio. kr. eller derover, og det er langt de fleste af de fonde, du som studerende søger.[1] Kravet til dig kommer derfor ikke fra loven, men fra fonden selv. Beder fonden om en tilbagemelding, står det i dit bevillingsbrev (det brev, du fik sammen med tilsagnet) eller i fondens fundats. Hvornår en afrapportering er et krav, og hvad den skal indeholde, har vi gennemgået i detaljer i guiden til afrapportering af legat.
Bemærk også, at et takkebrev ikke er det samme som at følge op på en ansøgning, du endnu ikke har fået svar på. Den situation (hvornår og hvordan du høfligt rykker for et svar) hører til før afgørelsen og er dækket i guiden til opfølgning på legatansøgningen. Denne artikel handler om, hvad du gør, efter at svaret er kommet, og det var et ja.
Hvornår sender du takkebrevet?
Der er to naturlige tidspunkter, og du kan bruge det ene, det andet eller begge.
Det første er, når du får tilsagnet. Her er en kort tak for bevillingen passende. Den binder dig ikke til noget og efterlader et godt førstehåndsindtryk. Det andet er efter dit ophold eller projekt, hvor du kan fortælle, hvad legatet konkret gjorde muligt. Det er ofte det stærkeste tidspunkt, fordi du nu kan vise fonden, at pengene gjorde en reel forskel. Netop det motiverer en fond til at blive ved med at støtte studerende. Beder fonden om en rapport til en bestemt frist, så overhold den frist. Ellers er en tak inden for rimelig tid altid god stil.
Skabelon 1: Takkebrev ved tilsagn
Brug denne, når tilsagnet lige er landet. Formålet er alene at takke for bevillingen og kort nævne, hvad pengene gør muligt. Felter i firkantede parenteser fylder du selv ud.
Skabelon 2: Takkebrev efter afsluttet ophold
Brug denne, når opholdet eller projektet er slut. Her er det udbyttet, der bærer brevet: fortæl kort, hvad legatet gjorde muligt, og hvad du fik ud af det. Beder fonden om en afrapportering, kan du lægge den ind i det samme brev.
Hvad skal med, og hvad skal ikke med?
Et godt takkebrev er kort, konkret og skrevet i dine egne ord. Reglen er enkel: tak oprigtigt, og vis at pengene gjorde en forskel. Alt andet fylder bare.
| Skal med | Skal ikke med |
|---|---|
| En konkret tak for støtten, gerne med legatets navn | Lange, generiske vendinger, der lyder som en skabelon |
| Hvad pengene gik eller skal gå til | Krav eller forventninger om mere støtte |
| Et par linjer om udbyttet, fagligt eller personligt | Følsomme oplysninger som CPR-nummer eller kontonummer |
| En varm, personlig tone i dine egne ord | Undskyldninger eller overdreven smiger |
Kort tjekliste til afrapportering
Kræver fonden en egentlig tilbagemelding, er den ofte bygget op om de samme fire elementer. Se dem som en huskeliste. Dit bevillingsbrev afgør, hvilke af dem der gælder for dig. Nogle fonde nøjes med det første punkt, andre beder om flere.
| Element | Hvad fonden typisk vil se |
|---|---|
| Hvad legatet blev brugt til | En kort bekræftelse på, at pengene gik til det formål, du søgte dem til. |
| Resultat og udbytte | Et par linjer til en halv side om, hvad opholdet eller projektet gav dig. |
| Regnskab og dokumentation | Kvitteringer, billetter eller et simpelt regnskab, særligt ved øremærkede eller større legater. |
| Billede eller beretning | Et enkelt billede eller en kort historie, fonden kan bruge, hvis den beder om det. |
Den samme dokumentation har ofte en ekstra værdi: den beskytter din skattefrihed. Et studierejselegat er kun skattefrit, fordi det er klausuleret (altså givet på betingelse af, at pengene bruges til et bestemt formål), og bruges legatet ikke til formålet, bliver det skattepligtigt.[2] De bilag, du sender fonden for at vise, at pengene gik til formålet, er derfor de samme, der over for Skattestyrelsen viser, at legatet var skattefrit. Om du overhovedet skal betale skat af legatet, gennemgår vi i guiden til skat af dit legat, og hele afrapporteringen står i guiden til afrapportering af legat.
En ordentlig afslutning er en del af hele forløbet, der starter med en stærk ansøgning, jævnfør guiden til den perfekte legatansøgning. Og husker fonden dig positivt, kan du sagtens søge den igen senere. Vi har samlet, hvordan du genbruger materialet klogt, i artiklen om at genbruge legatansøgningen.
Sådan finder du flere legater at søge
Når du først er i gang, er der ingen grund til at stoppe ved ét legat. Fordi der findes tusindvis af fonde til vidt forskellige formål, er en målrettet søgning den nemmeste vej til at finde de næste, du kan søge, hvad enten du skal på studieophold, i praktik, i gang med en ph.d. eller har et projekt.
Legatmatch samler fondene og legaterne ét sted og gør dem nemme at forstå. Tag den gratis quiz, og se med det samme de legater, der matcher din profil, og få derefter hele listen samlet i én skræddersyet legatrapport, klar til at søge ud fra. Efter vores og vores brugeres vurdering er Legatmatch blandt Danmarks bedste platforme til at finde legater og fonde, og det er teknisk set Danmarks billigste platform til en skræddersyet legatliste.