Mange fonde tager ikke imod frie ansøgninger. I stedet udfylder du et fast ansøgningsskema eller en online portal med bestemte felter. At ramme felterne rigtigt er lige så vigtigt som at skrive en god ansøgning: mangler et obligatorisk felt eller et bilag, kan ansøgningen blive afvist på formalia, uanset hvor stærkt dit projekt ellers er.
Herunder går vi skemaet igennem felt for felt: hvad du skriver i hvert felt, hvordan du håndterer tegnbegrænsninger og filformater, og hvilke formaliafejl der oftest koster et afslag. Selve den fulde eksempeltekst, som du skriver felterne ud fra, finder du i eksemplet på en god legatansøgning. Har du endnu ikke fundet de fonde, skemaet skal sendes til, kan Legatmatch matche din profil med dem først.
Skema, portal eller fri ansøgning: hvad møder du?
Der findes ikke ét fælles ansøgningsskema. Hvordan du søger, afhænger helt af fonden, og du møder groft sagt tre former.
- Fast skema (PDF eller Word). Du henter et dokument, udfylder felterne og sender det som bilag, ofte sammen med en ansøgning og et budget.
- Online portal. Du logger ind, tit med MitID, og skriver direkte i felter på skærmen. Portalen sætter grænser for, hvor meget du kan skrive, og hvilke filer du kan uploade.
- Fri ansøgning. Fonden beder blot om en ansøgning på e-mail eller brev, uden et fast skema. Her bestemmer du selv rækkefølgen, men skal stadig ramme det, fonden efterspørger.
Fælles for dem alle er, at det er fonden selv, der bestemmer felterne og kravene. En fond deler ikke penge ud tilfældigt: pengene skal gå til det formål, fonden er stiftet for. Formålet står i fondens fundats, altså dens vedtægter, og fondslovens § 6 kræver, at fundatsen angiver netop fondens formål og anvendelsen af overskuddet.[1] Derfor spejler skemaets felter fondens formål, og derfor varierer kravene fra fond til fond. Hvor du finder og læser fundatsen, har vi vist i guiden til en fonds fundats.
Den praktiske konsekvens er enkel: læs fondens vejledning, før du rører et felt. Så ved du, hvilke felter der er obligatoriske, hvor lang teksten må være, og hvilke bilag der skal med.
Felt for felt: hvad skriver du?
Skemaerne er forskellige, men de fleste bygger på de samme felter. Nedenfor er de felter, du oftest møder, hvad hvert felt vil have, og den fælde, folk lettest falder i. Behandl hvert felt som et selvstændigt spørgsmål: svar konkret på det, der spørges om, og ikke mere.
| Felt i skemaet | Hvad feltet vil have | Typisk fælde |
|---|---|---|
| Navn og kontakt | Dit fulde navn, e-mail og telefon. Brug en adresse, du tjekker. | Stavefejl i e-mailen, så et svar aldrig når frem til dig. |
| Formål: hvad søger du til | Én præcis sætning om, hvad pengene skal bruges til, fx et konkret studieophold. | Et vagt formål, der ikke matcher fondens fundats. |
| Ansøgt beløb | Ét realistisk tal, der stemmer med dit budget og kan begrundes. | Et rundt ønsketal uden budget bag. |
| Projekt- eller motivationsfelt | Kort, konkret tekst inden for feltets grænse. Svar på det, der spørges om. | En lang, generisk tekst, der bliver skåret af ved grænsen. |
| Budget | Poster og et samlet beløb, der passer med det ansøgte beløb. | Et budget, der ikke går op med det, du har søgt. |
| Bilag | Præcis de filer, fonden beder om, i det format den kræver. | Glemt bilag eller forkert filformat. |
| Samtykke eller erklæring | Flueben om, at oplysningerne er korrekte, og at du har læst betingelserne. | Glemt flueben, der spærrer for indsendelse. |
To felter fortjener ekstra omtanke. Formålet er det første, bestyrelsen læser, så gør det konkret og lad det pege mod fondens eget formål. Og det ansøgte beløb skal stemme nøjagtigt med dit budget: søg det, dit projekt faktisk koster, ikke et rundt tal. Hvordan du bygger budgettet op, har vi gennemgået i guiden til budget i en legatansøgning.
Fritekstfeltet og tegnbegrænsningen
Har skemaet et fritekstfelt til en motiveret ansøgning eller en projektbeskrivelse, er det her, du overbeviser fonden. Men feltet har næsten altid en grænse, og portalen skærer uden varsel din tekst af, når grænsen er nået. Derfor er det farligt at skrive direkte i feltet.
Skriv i stedet teksten i et separat dokument først. Så kan du læse korrektur i ro, tælle længden og indsætte den færdige tekst til sidst. Læg mærke til, hvad grænsen tæller: mange portaler tæller tegn inklusive mellemrum, ikke ord, og så fylder en tekst mere, end du tror. Er kravet en ordgrænse, gælder ord i stedet. Selve teksten til feltet skriver du efter samme principper som en motiveret ansøgning, og har feltet karakter af en projektbeskrivelse, følger du opbygningen i guiden til projektbeskrivelsen.
Bilag, filformater og upload
De fleste skemaer beder om bilag: et CV, en studieoversigt, et budget, nogle gange en anbefaling eller dokumentation for optagelse. Hvilke bilag der kræves, står i fondens vejledning, og du skal som minimum sende netop dem, hverken flere eller færre. Send kun det, fonden beder om, for uopfordrede bilag gør sjældent ansøgningen stærkere.
Upload dine bilag i det format, portalen kræver, oftest PDF. PDF ser ens ud hos alle og kan ikke ændres ved en fejl. Nogle portaler har desuden en største filstørrelse eller tillader kun ét samlet dokument, så saml gerne flere sider i én PDF. Giv filerne et navn, fonden kan kende dig på, for eksempel med dit navn og bilagets indhold. Hvilke bilag fonde typisk beder om, har vi samlet i guiden til bilag i en legatansøgning, og selve CV'et gennemgår vi i guiden til CV til en legatansøgning.
Pligtfelter, valgfri felter og samtykke
Obligatoriske felter er typisk markeret med en stjerne, og de skal alle udfyldes, før du kan sende. Lad aldrig et pligtfelt stå tomt: kan du ikke svare fyldigt, så skriv kort hvorfor, frem for at springe feltet over. Et blankt obligatorisk felt kan spærre for hele indsendelsen.
Valgfri felter er en anden sag. Udfyld dem kun, hvis de styrker din ansøgning og er relevante for dit projekt. Et valgfrit felt, du fylder med noget uden forbindelse til formålet, gør ikke ansøgningen bedre, det trækker bare opmærksomheden væk.
Til sidst kommer som regel et samtykke- eller erklæringsfelt, hvor du bekræfter, at oplysningerne er korrekte, og at du har læst betingelserne. Sæt det flueben, når du rent faktisk har læst betingelserne. Kræver portalen MitID eller en underskrift for at afslutte, så sørg for at have det klar, så du ikke strander på det sidste skridt.
Fejl, der koster et afslag på formalia
Formalia er der, hvor flest gode ansøgninger falder. Fejlene er sjældent faglige, de er praktiske, og de kan alle undgås med en tjekliste. Her er de mest almindelige.
| Typisk fejl | Hvorfor den koster | Sådan undgår du den |
|---|---|---|
| Blankt obligatorisk felt | Portalen afviser eller sorterer ansøgningen fra. | Gå skemaet igennem til sidst, og tjek at alle stjernefelter er udfyldt. |
| Overskredet tegngrænse | Teksten skæres af midt i en sætning. | Skriv i et separat dokument, og tæl tegnene, før du indsætter. |
| Forkert filformat eller for stor fil | Bilaget kan ikke uploades eller åbnes. | Brug PDF, tjek største tilladte filstørrelse, og saml sider i én fil. |
| Glemt bilag | Ansøgningen er ufuldstændig og afvises på formalia. | Kryds hvert krævet bilag af mod fondens vejledning, før du sender. |
| Beløb passer ikke med budgettet | Ansøgningen virker uigennemtænkt. | Ret det ansøgte beløb, så det stemmer nøjagtigt med budgettets sum. |
| Indsendt for sent | Fristen er absolut, og portalen lukker. | Indsend flere dage før deadline, ikke i sidste time. |
Læg mærke til, at ingen af fejlene handler om, hvor godt dit projekt er. De handler om omhu. En travl bestyrelse kan ikke gætte sig til det, du glemte, og en ufuldstændig ansøgning ryger ofte fra, før nogen læser din tekst.
Husk til sidst, at skema, ansøgning og budget skal fortælle den samme historie. Det, du skriver i felterne, dit eventuelle følgebrev og dit budget skal passe sammen. Den overordnede strategi bag en ansøgning, der bliver læst, har vi samlet i guiden til den gode legatansøgning. Og får du bevillingen, er det god skik at sige tak, som vi beskriver i guiden til takkebrev efter et legat.
Find de fonde, du skal søge, og deres skemaer
Fordi hver fond har sit eget skema og sine egne krav, begynder arbejdet med at finde de rigtige fonde. Bruger du tid på et skema hos en fond, hvis formål slet ikke passer til din profil, er arbejdet spildt. Derfor giver det mening at finde de rigtige legater først og derefter udfylde deres skemaer.
Legatmatch samler legater og fonde til udlandsophold, studieophold, praktik, ph.d. og projekter ét sted, gjort enkelt og til at forstå. Vores gratis quiz matcher din profil med de legater, du reelt kan søge, så din tid går til de ansøgninger, der har en chance. Tag quizzen, se dine første matches med det samme, og få derefter den fulde, skræddersyede legatrapport med alle de legater, der matcher din profil. Efter vores og vores brugeres vurdering er Legatmatch blandt Danmarks bedste platforme til at finde legater og fonde, og det er teknisk set Danmarks billigste platform til en skræddersyet legatliste.