En projektbeskrivelse er hjertet i en fondsansøgning, når du søger til et projekt frem for til et almindeligt studieophold. Det kan være et speciale med feltarbejde, et bachelorprojekt, et forskningsår eller en studenterdrevet event. Til forskel fra en ansøgning om et rejselegat, hvor du beskriver et ophold, handler projektbeskrivelsen om et konkret projekt med et mål, en plan og et budget.
Det gode ved en projektbeskrivelse er, at den er et af de mest skabelonegnede dokumenter i hele ansøgningsprocessen. Den har faste afsnit, som du kan give et fast omfang, og to af dem (tidsplan og budget) hører hjemme i tabeller. Herunder får du dispositionen afsnit for afsnit, et gennemført eksempel på et specialeprojekt med feltarbejde, og formuleringer, du kan skrive efter.
Projektbeskrivelsen er et selvstændigt dokument
Det første, du skal have styr på, er, at projektbeskrivelsen ikke er hele ansøgningen. Den er ét dokument blandt flere, og den har en klar afgrænset opgave: at forklare selve projektet. Tre ting glider ofte sammen, men de har hver sin rolle.
- Projektbeskrivelsen beskriver projektet: hvad, hvorfor, hvordan, hvornår og hvad det koster.
- Den motiverede ansøgning binder projektet sammen med dig og med fonden. Hvad ansøgningsteksten skal indeholde del for del, står i eksemplet på en god legatansøgning.
- Ansøgningsskemaet er de felter, fonden beder dig udfylde. Felt for felt gennemgår vi det i guiden til ansøgningsskemaet.
Denne artikel handler kun om projektbeskrivelsen. Holder du de tre adskilt, undgår du at gentage dig selv, og hvert dokument kommer til at gøre sit arbejde. Den overordnede strategi for en stærk ansøgning har vi samlet i guiden til den perfekte ansøgning.
Dispositionen og hvor meget hvert afsnit må fylde
En stærk projektbeskrivelse har en fast rækkefølge, så læseren kan følge med uden at lede: baggrund, formål, metode, tidsplan og budget, gerne efterfulgt af et kort afsnit om formidling. Det, der løfter dokumentet fra en løs tekst til en gennemtænkt beskrivelse, er, at hvert afsnit har et afmålt omfang og svarer på ét spørgsmål.
| Afsnit | Svarer på | Anbefalet omfang |
|---|---|---|
| Baggrund | Hvorfor er projektet relevant, og hvorfor nu? | Cirka ½ side |
| Formål | Hvad vil du opnå, helt konkret? | 5–10 linjer: ét hovedformål plus 2–3 delmål |
| Metode / plan | Hvordan gør du det, og hvorfor sådan? | ½–1 side |
| Tidsplan | Hvornår sker hvad, og hvad er milepælene? | Tabel med måneder og milepæle |
| Budget | Hvad koster det, og hvad søger du til? | Tabel med poster og beløb |
| Formidling | Hvad sker der med resultaterne bagefter? | 3–6 linjer |
Omfanget er en tommelfingerregel, ikke en lov. Nogle fonde sætter en fast grænse, ofte omkring et par sider, og formelle projektbeskrivelser måles nogle gange i anslag frem for i sider. SDU angiver for eksempel, at en ph.d.-projektbeskrivelse højst må fylde 12.000 anslag, svarende til fem sider á 2.400 anslag, med faste afsnit til introduktion, forskningsstatus, teori, metode, tidsplan og forventede resultater.[2] Har fonden en grænse, så skær til efter den, og fyld ikke pladsen ud for at fylde den ud.
Et gennemført eksempel: et speciale med feltarbejde
Teori bliver først konkret, når man ser den udfyldt. Herunder er et fiktivt, men gennemført eksempel. Ida læser antropologi og skriver speciale om, hvordan små kystsamfund tilpasser sig ændrede fiskekvoter. Hun søger et projektlegat til to måneders feltarbejde. Læg mærke til, hvor konkret hvert afsnit er. Det er det, der adskiller en stærk projektbeskrivelse fra en løs hensigt.
Formålsafsnittet er det, du oftest skal skrive om, når du søger flere fonde. Det er også her, koblingen til fondens eget formål skal være synlig. Mere om det i afsnittet om fondens fundats og nøgleord længere nede.
Tidsplanen som tabel
En tidsplan i løbende tekst er svær at overskue. Sat op som en tabel med måneder og milepæle kan fonden på få sekunder se, at projektet kan gennemføres inden for den tid, du har. Milepælen er det konkrete, målbare resultat i hver fase, ikke bare aktiviteten, men det, der skal være færdigt.
| Måned | Aktivitet | Milepæl |
|---|---|---|
| Måned 1 | Litteraturstudie og forberedelse af felt | Feltadgang og interviewguide klar |
| Måned 2–3 | Feltarbejde: deltagerobservation og interviews | 12–15 interviews gennemført |
| Måned 4 | Transskription og tematisk kodning | Data kodet og klar til analyse |
| Måned 5–6 | Analyse og skrivning | Første samlede udkast |
| Måned 7 | Færdiggørelse og aflevering | Speciale afleveret |
| Måned 8 | Formidling til de deltagende samfund | Oplæg holdt, kort artikel indsendt |
Læg mærke til, at feltarbejdet (den del, legatet skal betale) har sin egen fase med en klar milepæl. Det gør det nemt for fonden at se præcis, hvad pengene udløser.
Budgettet som tabel
Budgettet hører med i projektbeskrivelsen, fordi det viser, hvad pengene konkret skal bruges til. Sæt det op som en tabel med poster og beløb, og gør det tydeligt, hvad du søger fonden om, og hvad du selv eller andre dækker. Et budget, der går op og hænger sammen med tidsplanen, virker gennemtænkt.
| Post | Beløb | Søges hos fonden |
|---|---|---|
| Rejse til og fra feltområdet | 6.000 kr. | Ja |
| Logi under feltarbejde (2 måneder) | 12.000 kr. | Ja |
| Kost og småfornødenheder | 8.000 kr. | Delvist |
| Udstyr og transskription (diktafon, software) | 2.500 kr. | Ja |
| Formidling (trykning, oplæg) | 1.500 kr. | Ja |
| I alt | 30.000 kr. | Heraf søges 24.000 kr. |
Her viser vi budgettet, som det står i projektbeskrivelsen. Selve metoden til at sætte realistiske tal på (hvilke poster fonde forventer, hvordan du regner egenfinansiering ind, og hvad du bør undlade) har vi samlet i den talsatte guide til budget til legatansøgningen.
Formidlings- og afrapporteringsafsnittet
Mange springer det sidste afsnit over, men det er ofte det, der adskiller to ellers ens ansøgninger. Fonde vil gerne kunne se, at deres penge gør en forskel, der rækker ud over dig selv. Et kort afsnit om, hvordan du vil dele resultaterne, viser netop det. Det behøver ikke fylde meget (tre til seks linjer er nok), men det skal være konkret.
Vær opmærksom på forskellen mellem formidling og afrapportering. Formidling handler om at dele det faglige resultat. Afrapportering er den korte rapport og det regnskab, mange fonde beder om, når projektet er slut, som dokumentation for, at pengene er brugt til formålet. Nævner du kort i projektbeskrivelsen, at du gerne afrapporterer, signalerer du, at du kender spillereglerne. Hvad en afrapportering typisk skal indeholde, gennemgår vi i guiden til rapporteringspligt efter et legat.
Match projektbeskrivelsen til fondens formål
En fond deler ikke penge ud tilfældigt. Pengene skal bruges til det formål, fonden er stiftet for, og formålet er ikke bare en hensigt. Det er bindende. Det står i fondens fundats, altså dens vedtægter, og fondslovens § 6 kræver, at fundatsen angiver netop fondens formål.[1] Læser du formålet og bruger fondens egne nøgleord i dit formålsafsnit, signalerer du, at projektet passer.
Det er derfor, formålsafsnittet er det, du tilpasser fra fond til fond, mens baggrund, metode, tidsplan og budget oftest kan genbruges. Hvor du finder fundatsen, og hvordan du læser fondens nøgleord ud af den, har vi gennemgået i guiden til en fonds fundats. Søger du specifikt til et speciale, er der samlet flere muligheder i oversigten over legater til speciale, og er projektet forskningsnært, gælder mange af de samme principper som i guiden til forskningsophold og ph.d. i udlandet.
Find de rigtige fonde til dit projekt
En skarp projektbeskrivelse hjælper kun, hvis den lander hos de fonde, hvis formål rent faktisk passer til dit projekt. Fordi forskellige fonde støtter forskellige slags projekter, er en målrettet søgning afgørende, så din tid går til de ansøgninger, der har en chance.
Legatmatch samler fonde og legater til projekter, speciale, feltarbejde, praktik, ph.d. og studieophold ét sted og gør dem nemme at forstå. Vores gratis quiz matcher din profil og dit projekt med de fonde, du reelt kan søge, og samler dem i én skræddersyet legatrapport, klar til at søge ud fra. Efter vores og vores brugeres vurdering er Legatmatch blandt Danmarks bedste platforme til at finde legater og fonde, og det er teknisk set Danmarks billigste platform til en skræddersyet legatliste.